Building manager - Základní informace

Building manager vznikl jako reakce na potřebu nového moderního informačního systému, který by kombinoval jednak potřeby vedení technických agend souvisejících se správou nemovitostí, tak i potřeby vedení ekonomických a účetních agend.


Hlavní znaky Building manageru jsou:

  • Softwarový produkt nové generace, určený majitelům a správcům nemovitostí
  • Vyvíjen pomocí nejmodernějších technologií v oblasti programování a komunikace
  • Základní filosofií je propojení veškerých účetních a technických údajů v jeden kompaktní celek
  • Jednoduché, intuitivní ovládání a snadný přístup ke všem datům, snadná uživatelská obsluha
  • Snadný export a import dat k dalšímu zpracování
  • Plná kompatibilita s vyššími informačními systémy (státní informační systém) a systémy CAFM užívanými v oblasti Facility Managementu
  • Plná použitelnost jak v oblasti nájemního bydlení, tak i v oblasti komerčních nemovitostí
  • Otevřenost systému k dalším aktuálním požadavkům uživatele


Za naprostou samozřejmost pak považujeme požadavek, aby účetní a ekonomické moduly vykazovaly znaky nejmodernějšího účetního systému s vysokou spolehlivostí, snadnou dostupností dat a tiskových výstupů a moduly podporujícími plánovací, kontrolní a manažerské procesy. Autoři Building manageru při vývoji aplikace spolupracují s odborníky velkých správních firem, kteří mají mnohaletou zkušenost s vedením agend souvisejících s provozem a užíváním nemovitostí. Výsledkem této spolupráce je komplexní řešení pro správce a majitele nemovitostí.



Building manager byl vybudován s ohledem na potřeby majitelů a jimi jmenovaných správců. Je určen zejména pro takové typy nemovitostí, u kterých jsou sledovány provozní náklady a tyto jsou dále vyúčtovávány směrem k nájemníkům. Building manager poskytuje informace jednak ekonomického rázu, jednak rázu technického a evidenčního.



Building manager byl navržen jako dvouvrstvá aplikace klient - server. Předpokládá se práce po síti s mnoha současně pracujícími klientskými stanicemi. Kromě základních síťových prostředků obsahuje i modul Replikace pro vzájemnou výměnu dat (a to i obousměrnou) mezi jednotlivými pobočkami a centrálou. Modul Replikace tak zajišťuje řešení problému jak mít na všech pracovištích co možná nejaktuálnější stav dat za přijatelné provozní náklady.



Building manager je postaven na databázi Firebird a programován v jazyce Delphi.


Srovnání se systémy podobného zaměření:

Building manager se jednak liší moderními vývojovými prostředky, které odpovídají současným požadavkům a dále pak pohodlným uživatelským rozhraním. Co je však nejdůležitějším aspektem celého projektu, to je absolutní provázanost mezi evidenčními a účetními moduly. Data se vždy zadávají pouze jednou a automaticky se projevují ve všech následných modulech. Neprovázanost dat účetních a dat např. týkajících se předpisu nájemného se v dlouholeté praxi ukázala jako nejčastější zdroj chyb zdržení práce. Modul účetnictví není využíván pouze jako nadstavba evidenční části, ale byl kompletně přepracován a je nedílnou součástí systému Building manager. Building manager dále přináší celou řadu nových podpůrných nástrojů pro kontrolu, plánování a komunikaci. Zejména jsou to: Modul sledování úkolů, Plán čerpání a prostředků rozpočtu a Replikace dat z poboček na centrálu.


Zhodnocení přínosů majitelům nemovitostí a správcům majetku:

Majiteli nemovitostí umožňuje efektivně provádět kontrolu nad hospodařením s vlastním majetkem. Majitel má vždy k dispozici aktuální data pro rozhodování o nákladech a výnosech, je okamžitě informován o stavu klientských účtů, platební morálce nájemníků, případně aktuálním stavu probíhajících soudních řízení. Pomocí Modulu sledování úkolů je detailně informován o výkonu technických a administrativních činností správců majetku, respektive o dodržování zákonem stanovených lhůt a termínů ve spojitosti s touto činností. Při využití modulu Plánování je majitel aktuálně informován o okamžitém stavu finančních prostředků, o čerpání rozpočtu na provoz a údržbu nemovitostí. Na základě těchto informací může okamžitě reagovat na zvýšení potřeby finančních prostředků, popř. uspořené, nevyužité prostředky použít jiným způsobem.

Servis a nastavení
  • individuální nastavení parametrů vlastníka a správce nemovitostí
  • parametry zálohování
  • systém přístupových práv a jejich přiřazení jednotlivým uživatelům
  • nastavení číselníků (obecné, pasporty, účetnictví)
  • přehled úkolů (efektivní kontrola plnění úkolů, systém včasného upozornění na blížící se termín plnění úkolu)

Technický pasport
  • komplexní přehled o spravovaných prostorech
  • budovy, domy, bytové, nebytové, komerční a společné prostory, místnosti
  • zařizovací prvky pro libovolný prostor
  • evidence revizí vztahujících se ke konkrétnímu domu s vazbou na Přehled úkolů
  • podrobná definice odběrných míst (měřidla)
  • fotodokumentace technického stavu nemovitostí
  • evidence libovolných dokumentů k libovolným prostorům

Smluvní vztahy
  • komplexní evidence smluvních vztahů
  • bytové, nebytové, komerční, ostatní smlouvy
  • specifikace výše předpisu nájemného (základní nájemné, služby, poplatky, slevy...)
  • přímá vazba na modul Předpisů a Účetnictví
  • agenda upomínek a soudních řízení
  • hromadné změny výše nájemného, služeb, poplatků ...
  • evidence prodávaných nemovitostí

Předpisy a platby
  • přímá vazba na modul Smlouvy (automatická generace zaúčtování předpisu nájemného)
  • přímá vazba na účetní moduly Bankovní výpisy, pokladna a interní doklad (je možné zobrazovat saldo jednotlivých nájemníků z těchto evidenčních modulů.)
  • přímá vazba na účetní modul Účetnictví (je možné zobrazovat saldo jednotlivých nájemníků z modulu účetníctví.)
  • možnost různých typů penalizace uživatelů prostorů
  • elektronocké bankovnictví pro různé typy bankovních ústavů
  • možnost nahrání a dopárování plateb SIPO

Účetnictví
  • plnohodnotné účetnictví pro správu nemovitostí
  • interní doklady, předpisy nájemného, objednávky, faktury přijaté, faktury vydané, pokladní doklady, bankovní výpisy
  • velký výběr účetních sestav, včetně oficiálních výkazů pro finanční úřad
  • provázanost účetního deníku s jednotlivými typy dokladu
  • automatizování činnosti zaúčtování, pomocí systému předkontací (možnost hromadného zaúčtování všech typů úč. dokladů)
  • možnost měnit data po uzávěrkách pro osoby s nastavenými právy k těmto činnostem

Vyúčtování
  • vyúčtování nájemného a služeb dle zadaného libovolného období
  • sledování nákladů a výnosů na odběrných místech
  • jednoduché vyúčtování odběrných míst dle různých typů vyúčtování (smluv, osob, ploch, měřidel..)
  • možnost vyúčtování od dodavatelských firem
  • možnost opakovaně přepočítavat vyúčtování odběrných míst
  • systém kontrolních sestav
  • výsledné vyúčtování možno vkládat přímo do obálek s odeslání

Výstupní sestavy
  • bohatý výběr výstupních sestav
  • tisk na tiskárnu, do souboru a náhled
  • možnost tvorby nové tiskové sestavy dle vlastních požadavků
  • editace tiskových výstupů pomocí vestavěného Tiskového manageru

Nápověda
  • manuál v elektronické podobě
  • možnost kontextového vyhledávání dle klíčových slov
  • důležité typy a triky k řešení obtížných zaúčtování (např. zaevidování a rozúčtování přijatých faktur od PRE)
  • obsahuje kontaktní adresy a telefonická spojení na firmu IC Software s.r.o